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Lineを仕事で活用したらいいことだらけ!?ベンチャー企業のライン活用術!

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ベンチャー企業にはとにかく投資と人手が足りない。

 

大手の企業では、総務・企画・営業・開発・業務改善といわれる幅広い業務を個人が行なっている。

この中でも特にベンチャーでやりがいがあることは業務改善だろう。

 

ほとんどが無料のWebサービスでまかなわれている。

管理はグーグルサイト、アーカイブはグーグルドライブ、ドロップボックスなどなど

 

また、全員年齢が近いだけあって、ゆるい空気が出来てしまう。そこで問題が起きた。

 

それは「社員が時間にオフィスに来ない」ということだ。

なぜかと言うとフレックスタイムの影響だった。

 

そこで私たちは、LINEを活用することで、業務改善が測れないかを実験してみた!ので紹介する。

 

目次

 

 

Works

フレックスタイムでオフィスに来ない社員

日本はフレックスに移行している。リモートワークの導入も最近話題になっていた。

 

欧米はとくに先進的で、フレックスの会社が多いという。

日本の働き方が問題になる中で、弊社もフレックスタイムとリモートワークを導入していた。

 

人数少ないし、自由の方が精神的にもいいよねということだ。

時間は11:00〜16:00をコアタイムとして、それ以外は外作業でいいよということだ。

 

どうなったかというと、「みんなオフィスに来なくなった&遅刻が増えた」のだ。

 

なぜオフィスに来ないのか?

当時、勤怠管理はグーグルのスプレッドシートに出退勤時間を記入し、グーグルサイトの自分の名前の横に出勤と書くことで管理をしていた。

 

これがなかなか徹底しなかった。

 

また、オフィスに来なくてもできる仕事が多く、また遅刻に対してみんな無関心だった。

 

特にほとんど全員が、この会社が最初の会社であったため、遅刻に対しての意識が低かった。

 

つまり、11時のコアタイムになっても人がいないことがあるのだ。

Lazy

 

緊張感がない職場

注意など勧告がくだったのだが、さらなる事態が起こった。日々10分遅れくらいで来ることが増えたのだ。

 

これは完全に意識の問題だ。

グーグルサイトの名前の色を変える、今の状況を書いておくなど施策を施したが、みんながそうなり始めたことで、歯止めがきかなくなっていった。

 

さらに、明確な評価指標が存在していなかった。

遅刻してるのか外で作業しているのかもわからないし、そこに人事評価も影響しない。

 

それによって起こった大問題

情報共有の質とスピードが落ちた

情報共有のフォーマットがないというのも問題だが、対面のコミュニケーションがないことで、背景の共有や細かいニュアンスが伝わらなくなったのだ。

 

これはまずいということになり、対策を立てることとなった。

 

問題の本質はコミュニケーション?

ここで、個人が悪いといえばそれまでだろうが、機動力のあるベンチャーにとって情報共有ができていないことは致命的だ。

 

フレックスとリモートワークを辞めるというのも手だったが、問題はそこなのかと立ち止まった。

 

そこでなぜ遅刻するのか、会社に来ないのかを考えた結果、性悪説を仮説として立てた。

 

つまり、人間は本来怠ける生き物なので、仕組みである程度厳しく管理する必要があるということだ。

 

そこで問題は、「出退勤を伝える方法がめんどくさいこと」「誰にも見られていないこと」とされた。

 

smartphone

LINEを勤怠管理に活用!

そして、LINEを勤怠管理に導入した。

 

条件として、

・ラインを送った時間が出退勤時間
・リモートの場合もライン報告する

を徹底した。

 

導入理由としては、

・手軽に速く出退勤を伝えられる

・リアルタイムで全員が見ている

 

導入して3ヶ月、結果は?

結果はどうなったかというと、

・遅刻がほとんどいなくなった

・以前よりもオフィスに来るようになった

 

そしてなんと、速く出社し、速く帰るようになったのだ。

出退勤が明確になったことで、仕事のダラダラさに気づいたのだろうか?

これは予想しなかった効果だった。

 

まとめ

フレックスやリモートワークは、環境が整っていないと難しいと感じた。

 

管理しやすい報告フォーマット、正当に評価される人事評価、リモートでも可能な仕事のスタイル、個人の仕事の経験値や価値観などなど・・・

 

しかし、ちょっとした工夫から改善できることもわかった。

どこにも当てはまるかはわからないが、小さい会社でお悩みの方は試してみてはいかがだろうか?